Te presento a Teresita: Ella es una mujer de 55 años que toda su vida ha trabajado en el área de análisis en diversas instituciones financieras. Usa unos enormes lentes de lupa porque la vista se le ha deteriorado al paso de las décadas pero no se le escapa una sola línea sin firmar. Sus dedos pasan hoja tras hoja a toda velocidad como si se trataran de dos arañas trabajando y jamás se le olvida en cuál cajón de los 10 archiveros guarda cada carpeta que trabaja ¡Teresita es una maravilla y toda la oficina la adora! Pero… ¿Qué pasa cada vez que Teresita se va de vacaciones?

Por más capacitación o lista de instrucciones que Tere le deja, previo a su descanso, al resto de su equipo de trabajo, estos esfuerzos no son suficientes para que otros analistas operen con la agilidad requerida. El control de integración de expedientes pendientes se pierde y ocurren situaciones incómodas como: 

Volver a solicitar a los prospectos documentos que ya teníamos, la versión más actualizada de tal formato no aparece por ningún lado y la marea de documentos termina por ahogar a los colaboradores menos experimentados. La peor parte de todo este descontrol es que… el cliente se da cuenta.

¿Por qué se pierde el control en la integración de expedientes?

En muchos casos el control de la operación no se delega correctamente. Cuando una o solo algunas personas se vuelven responsables de la correcta ejecución de tareas tan importantes como el seguimiento, organización y validación de un expediente, ponemos a nuestros prospectos y clientes en un riesgo innecesario: Que nadie más a excepción de ese ejecutivo…de esa Teresita, pueda atender su proceso y ofrecer respuestas de valor.

¿Cuáles son las características de un equipo que frecuentemente integra expedientes de manera centralizada?

• No existe un almacenamiento central al que todos los miembros del equipo puedan acceder de forma ágil y sencilla.
• Los altos mandos no tienen forma de conocer el status y los movimientos dentro de cada uno de los expedientes.
• Es común tener casos de documentos perdidos, duplicados o con errores que entorpecen el proceso.
• Nadie más aparte del ejecutivo de una cuenta puede dar respuestas, notificaciones del avance o solicitar correcciones al prospecto o cliente quien, con cada día que pasa, pierde más y más la paciencia.

¿Te suena alguna de estas situaciones? Sí claro, todo sería muy diferente si Teresita jamás se enferma o se va de vacaciones pero, ¿cómo le hacemos para tener a nuestro mejor elemento integrador siempre fresco y al pendiente de todo lo que hace el resto del equipo? ¡Muy fácil! Brindando herramientas poderosas a Teresita y todo el equipo de trabajo.

¿Cómo me ayuda un software de integración de expedientes?

Hoy en día existen múltiples herramientas tecnológicas que han logrado revolucionar los distintos departamentos de una financiera y las áreas de promoción y análisis no se han quedado atrás. Expediente Azul es una plataforma en línea que no solo permite homogeneizar los esfuerzos y responsabilidades de un equipo de integración, sino que además automatiza el proceso para que el seguimiento, la organización y la validación de los documentos sea más sencilla tanto para el cliente como para tu equipo de trabajo.

Algunas de las ventajas que proporciona trabajar con una herramienta de integración de expedientes como Expediente Azul son:

• Te olvidas de tener que buscar en una bandeja de entrada las decenas de correos que contienen información relevante.
• Le puedes enviar notificaciones al cliente para recordarle todos los documentos que siguen pendientes. Si no lo haces tú, la herramienta lo hará automáticamente.
• Es un canal único de comunicación entre ejecutivo y cliente por lo que las dudas que se tengan sobre los documentos se pueden responder en un mismo lugar.

¡Ya deja que Teresita se vaya de vacaciones! Con Expediente Azul, el control de la integración de expedientes es responsabilidad de todos.

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