Automatiza la integración de tus expedientes

por | Oct 29, 2020 | ¿Qué es Expediente Azul?, Expediente Para Empresas

Razones para que te importe hoy

¿Cuánto dinero puedes perder si contratas a un colaborador con su expediente incompleto, o compras a un proveedor sin investigarlo u otorgas crédito a un cliente sin evaluar su riesgo?

Las siglas KYC significan Know Your Customer (conoce a tu cliente). Esta práctica exige que cada que tu empresa inicie una relación con una entidad externa, se pase por un proceso que te permita garantizar que ese colaboradorproveedor o cliente es quien dice ser. Es decir, que su historia indique que actúa con buenas prácticas empresariales y que básicamente no lo está persiguiendo la autoridad para enjuiciarlo.

En un proceso KYC es imprescindible integrar la información básica de la entidad externa y la documentación que sustenta la veracidad de la misma. Cuando buscamos darle más solidez al proceso, realizamos consultas a listas negras nacionales o internacionales, validaciones de identidad por medio de biométricos, consulta a buró legal y de crédito, e inclusive, firma de contratos de servicio a través de firmas electrónicas avanzadas.

Sí, sí, sí, la autoridad nos «delega» el trabajo de investigación y nos hace corresponsables si hacemos negocio con algún delincuente, incluso si no sabemos que lo es. Así es la ley que nos rige, pierdes el tiempo si no estás de acuerdo con esta realidad.

¿Deseas que te platique todo esto en video? Sino, sigue leyendo 😉

Con todo esto en cuenta, te invito a que reflexiones las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo sabes que tu proveedor opera conforme a la ley y tu empresa está exenta de que llegue la autoridad fiscal para informarte que has deducido facturas de una empresa con historial de simulación fiscal?
  • ¿Los expedientes de tus colaboradores están completos y son correctos? ¿Tienen todo para vivir cualquier auditoría por parte de la autoridad laboral o ganar alguna pugna con tu colaborador?
  • ¿Todos los procesos de compra dentro de tu empresa están sustentados con documentación completa y validada?
  • ¿Analizaste el riesgo de cada crédito que otorgaste a tu cliente y está sustentado con la documentación que demuestra que su operación le permitirá pagar en tiempo?

Cuando tu equipo integra expedientes de cualquier proceso puede que sea lo suficientemente laborioso como para fácilmente “olvidar” hacerlo o, en el mejor de los casos, realizarlo con muchos errores… ¡Hasta ahora que automatizar el seguimientorecepción y validación de expedientes es una realidad a tu alcance!

Por esto, quiero que juntos veamos en dónde se viven procesos de integración y que conozcas nuestra propuesta para que te beneficies haciéndolo de manera digital.

Contratación

Evita perder tiempo cuando integres los expedientes de los reclutas, principalmente en procesos masivos o en puestos de alta rotación. Tu equipo de trabajo puede enfocar esas horas en acciones más rentables.

Trámites internos y externos

Automatiza la integración y el monitoreo de la caducidad de requisitos; asegúrate de que el expediente esté actualizado y disponible para su envío expedito.

Proveedores

Vive un proceso diligente e imparcial en el alta de cada proveedor, integrando su expediente y validando orígenes públicos de información, como buró legal y opinión de cumplimiento de la autoridad fiscal. Toda esta información se adquiere sin moverte de tu escritorio.

Clientes

Goza de un expediente completo, validado y actualizado, que te permitirá tener un modelo de riesgo que autorice o rechace operaciones a crédito o en un esquema de postpago.

Expediente interno

Ten un expediente siempre actualizado de tu propia empresa, éste te dará agilidad al momento de tramitar créditos, licitaciones, fianzas y seguros. No hay mejor manera de que tengas esto a la mano que con un programa que se encargue de la integración y actualización de cada documento de forma automática.

Auditorías recurrentes

Una auditoría implica recabar datos de un tercero para garantizar que su actuar refleja lo acordado. Por ello, automatiza la recurrencia con la que integras esa información, esto garantizará que dicho proceso se realice de manera institucional.

(**)

Cuando vives un proceso tipo KYC es necesario que persigas información (documentos, formularios y firmas) y la valides una a una, con los vaivenes que esto implica.

Para que esto cambie, te proponemos que no sea tu gente la que sufra este proceso, sino que delegues a las tecnologías de la información el seguimiento, recepción y extracción de datos para la integración de un expediente. Posteriormente nuestra plataforma cuidará la caducidad de cada requisito para que solicite actualización a la persona responsable de proveerla.

Si decides que es importante digitalizar la integración de expedientes de tus proveedores, clientes y colaboradores, tendrás un proceso confiable, eficaz y barato.

¿Ahora ves por qué deberías explorar toda posibilidad de automatización? Te estaremos esperando que visites http://www.expedienteazul.com o nos mandes un mensaje a contacto@expedienteazul.com

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