Integración a Sharepoint con Power Automate

El objetivo a lograr es que al integrar un expediente exitosamente entonces se carguen los documentos en una ruta particular de Microsoft Sharepoint Online.

Paso 1: Usar Zapier para enviar un zip con documentos a una ubicación de one drive

En esta caso utilizamos la herramienta Zapier para poder tener acceso al plugin de Expediente Azul y de One Drive de Microsoft sin tener que programar nada.

Dentro de Zapier configuramos que al archivar un expediente que ha sido exitoso, se genere un ZIP con todos los documentos y este ZIP se cargue a una ubicación en One Drive. Al momento de escribir esto, Zapier no tiene integración directa a Sharepoint por lo cuál necesitamos inicialmente subir el ZIP a una ubicación de One Drive en la misma cuenta de Office 365 donde está la cuenta de Sharepoint.

Configuración de Zap en Zapier

Paso 2: Utilizar Power Automate de Microsoft para descompactar el ZIP y colocarlo en la ubicación de Sharepoint

Dentro de One Drive, generamos una carpeta llamada ZapierQueue dónde estamos colocando los ZIPs que se suben automáticamente por Zapier.

Desafortunadamente, al momento de escribir esto, al subir un archivo a One Drive mediante Zapier no ejecutaba un trigger (detonador) de nuevo archivo en One Drive dentro de Power Automate (antes Flow), por ende tuvimos que configurar que el proceso de Power Automate corra cada minuto; este tiempo se debe incrementar si el ZIP es muy grande para evitar un run-time condition dónde el mismo ZIP se descompacte por dos instancias de Power Automate corriendo simultaneamente.

Basicamente, el proceso de Power Automate obtiene los archivos en la carpeta ZapierQueue que es lo que está esperando ser procesado, y por cada archivo entonces crea una copia del ZIP en una ubicación en Sharepoint y lo descompacta. Al terminar se borran los ZIPs.

Se podría eliminar el ZIP de OneDrive un paso antes para ayudar a evitar un run-time condition pero no queremos eliminarlo hasta que se haya copiado a Sharepoint por si se traba el proceso tener rastreabilidad sin perder información.

Problemas Comunes

– Revisa que el usuario de Power Automate tenga permisos para ver todas las carpetas y su ruta al / de Sharepoint que referencias, te darás cuenta al presionar el ícono del folder en Power Automate ya que ahí te muestra las carpetas a las que se tiene permiso. Si no te muestra ninguna es que no tienes los permisos adecuados.

– En los ejemplos anteriores el sitio de prueba es https://x.sharepoint.com pero en ocasiones, dependiendo de tu configuración, la dirección inicial del sitio es con una carpeta, ejemplo https://x.sharepoint.com/carpetas/expedientes

Fé de erratas sobre la imágen del ejemplo arriba

– Es mejor que la frecuencia sea unos 5 minutos ya que las ejecuciones de Power Automate son lentas y si deja a un minuto, puede que arranque otra copia del proceso al mismo tiempo que ya se está ejecutando otra (run-time condition).

– Para el mismo problema de arriba, es mejor que inmediatamente después de ejecutar el paso de Power Automate que copia el archivo de One Drive a Sharepoint, de elimine entonces de One Drive para evitar que otra copia del proceso que arranque pueda tomar el mismo archivo que está en proceso.

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