¿Cómo funciona?

Expediente Azul puede enviar tu información y documentos a tus propios sistemas, sin embargo, de tu lado tu equipo de TI tiene que recibir esta información e insertarla a tus propios sistemas o darle instrucciones a Expediente Azul de qué hacer. Por cuestiones de seguridad, normalmente nuestros clientes no dan acceso a proveedores externos a sistemas internos de información, por esta razón Expediente Azul disponibiliza su información a ellos.

Te mostramos a continuación tan solo algunos ejemplos y alternativas. Por favor comenta con nosotros tus necesidades de integración, estamos para apoyarte.

Alternativas de integración

API: la más potente
Zapier: la más fácil para integrarte incluso con miles de herramientas comerciales
Requisitos de tipo Acción: permite mostrar que el requisito está pendiente, correcto o inválido aunque sea una acción que se tenga que hacer en otro sistema
Ejemplo con Power Automate de Microsoft para subir documentos a Sharepoint

¿Necesitas ayuda para desarrollar tu integración?

Si no cuentas con el tiempo para realizar tu integración o simplemente requieres de ayuda extra puedes contactar a nuestro socio de negocios WIGGI contactando a Bryan Sánchez. Ellos ya conocen perfectamente lo que es Expediente Azul y podrán apoyarte a configurar Zapier además de desarrollar integraciones a la medida a través de APIs.

Puedes mostrar este video a tu equipo técnico para que conozcan Expediente Azul, sus integraciones, API y Robot de Zapier

API

Expediente Azul cuenta con una API muy sencilla que nuestros mismos clientes pueden consumir para hacer sus integraciones. Básicamente puedes crear un expediente, ver y actualizar el estatus de los requisitos y descargar y subir archivos dentro del expediente. Incluso, otras mismas empresas que desarrollan sus productos Fintech y de otros ramos utilizan Expediente Azul como el backend de gerenciamiento del expediente ahorrándose una gran cantidad de tiempo y mantenimiento que los permite enfocarse a lo que los hace únicos a ellos; la gestión de expedientes es lo que nos hace únicos a nosotros.

Ejemplo de uso de API usando la herramienta gratuita Postman para pruebas de APIs

Robot ExA (powered by Zapier)

Expediente Azul cuenta con un plugin para la herramienta Zapier que permite integrar Expediente Azul con miles de otras herramientas comerciales como CRMs, ERPs, gestores documentales, sistemas de archivos en la nube, etc. Podrás configurar que algo detone la creación de un expediente como por ejemplo a partir de que se ingresen datos en un formulario o recibas un email o puedes hacer una carga masiva de expedientes mediante un archivo. También, podrás recibir una notificación en Zapier cuando un expediente esté completo y si deseas podrás hacer un archivo ZIP que puedes mandar por un email, cargar a una carpeta o si quieres notificar a otro sistema por un Webhook, recibir mensajes de otras herramientas como por ejemplo de Firma Electrónica o usar una de las miles de integraciones que tiene Zapier con otros sistemas comerciales.

Para que puedas hacer automatizaciones de Expediente Azul dentro de Zapier, por favor crea primero una cuenta en zapier.com y envíanos el email con el que te registraste para otorgarte el acceso. Te mostramos unos ejemplos de integraciones a continuación.

Formulario self-service

La imagen anterior es un ejemplo usando Zapier que a partir de que se llena un registro en un formulario, se genera un expediente automáticamente y se manda un email dando la bienvenida al proceso de integración del expediente, se ve simple hacer las integraciones y lo son. Puedes tener multiples orígenes que generen expedientes por ejemplo desde un email o formulario hasta una notificación de tu sistema interno o ERP.

Actualizar estatus en CRM o BPM al completar o archivar un expediente

En la imagen anterior, al completar un expediente, solo se continua en el flujo si fue exitosa su integración y se actualiza el status en el CRM para avanzar a la próxima etapa, en este caso el ejemplo es con el CRM Pipedrive. Puedes ver un flujo más detallado de una integración a un CRM en este link.

Actualizar información en otro sistema al completarse el expediente (Webhook)

Típicamente se utiliza Expediente Azul para todo el flujo de obtención de documentos e información válida y una vez que ya se completa el proceso es cuando se manda un aviso para poder hacer siguientes pasos.

Mientras el expediente se está integrando es muy probable que algunos documentos que te suban estén incorrectos o incluso información que sea válida pase a caducar o invalidarse en una segunda revisión, por esta razón es que hasta que se complete el expediente en su totalidad es cuando se detona un aviso; así garantizas que continuarás el proceso con información totalmente válida y no con documentos o datos erróneos.

En la imagen anterior, al completarse o archivarse un expediente, se manda un mensaje a la API de otro sistema en la modalidad de Webhook. Cualquier sistema con API pública puede recibir este mensaje y tomar la acción necesaria como avanzar el proceso a otra etapa o terminarlo.

Enviar documentos del expediente, al completarse, a una persona o sistema

En la imagen anterior, al completar un expediente, solo se continua en el flujo si fue exitosa su integración, se genera un ZIP con los archivos del expediente y se manda el ZIP por email. Herramientas de gestión documental como OnBase y FileNet utilizando DataCap pueden recibir documentos por email para de esta manera almacenar ahí unicamente los documentos correctos de expedientes completos.

Enviar los documentos a otra ubicación al completar el expediente

En la imagen anterior al completar un expedientes, se hace un ZIP con todos los archivos del expedientes y se cargan a una carpeta de Google Drive. Puede utilizarse cualquiera de los servicios integrados con Zapier como Dropbox, One Drive, etc.

Importación o generación masiva de expedientes a partir de un archivo CSV

carga masiva de expedientes — En la imagen anterior se puede ver una configuración de creación masiva de expedientes, al colocar un nuevo archivo CSV en una carpeta de Dropbox (también funciona con Google Drive y One Drive) se procesa cada renglón del archivo, se genera el expediente correspondiente y se manda el correo de bienvenida automáticamente. El archivo CSV debe tener en la primera fila el título de cada columna. Puedes ver el detalle del paso 3 aquí.

Actualizar el estatus de un requisito después de una acción en otro sistema

Si alguna acción externa actualiza en realidad el estatus de un requisito, por ejemplo que después de que se firme un contrato en un sistema de firma electrónica, podrías configurar esa herramienta de firma a mandar un mensaje (webhook) que actualice el requisito en el expediente a Válido sí todo se hizo bien o a Inválido si hay algo incorrecto.

Requisitos de tipo “Acción”

Cuando se configura un requisito dentro de Expediente Azul, se puede optar que en vez de pedirle al usuario que suba un archivo dentro de la bóveda de documentos (la pantalla de los cuadritos), que en efecto apriete un botón que ejecutará una acción en otro sistema. Esta acción se configura como un URL a otro destino y Expediente Azul puede mandar parámetros a ese otro URL para vincular la acción.

Configuración de un requisito eligiendo como tipo Acción en vez del más utilizado que es Documento

En el campo de “Vínculo” colocamos el vínculo abajo que llevará a un script que identificará al expediente en cuestión y el requisito que se está accionando para ejecutar una acción que al terminar de ejecutarse se puede regresar al URL enviado como parámetro de retorno para que el usuario regrese de nuevo a la pantalla de requisitos pendientes.

Valor del campo Vínculo ejemplo: https://misistema.com/script.php?folder={{folder_id}}&requisito={{document_id}}&retorno={{folder_url}}

Ejemplo de lo que vería el usuario en la bóveda de documentos al entrar al requisito generado de tipo Acción

En este ejemplo, al presionar el botón “Firmar contrato”, el navegador pasará a una dirección como la siguiente:

https://misistema.com/script.php?folder=1234&requisito=12&retorno=https%3A%2F%2Fsistema.expedienteazul.com%2Fexpedienteazul%2Fvault%2FUmR4dnNLWHlAbcDeF%3Flanguage%3Des

En este caso, script.php es un script que tu equipo de TI desarrollará para preparar por ejemplo un contrato y mostrarle la pantalla de firma de contrato de la herramienta de firma digital que estés utilizando. Una vez que la herramienta de firma le notifique electrónicamente a tu equipo de TI que se completó el proceso, mediante nuestra API puedes avisarle a Expediente Azul que el requisito de ese expediente ya está completo, información que se envió mediante parámetros a script.php.

Ambiente de Pruebas o Sandbox

Los expedientes siempre van asignados a algún usuario de Expediente Azul. Para hacer pruebas, simplemente hay que generar un usuario nuevo dentro de Expediente Azul, ponerle de nombre algo como “Usuario Pruebas” y asignarle todas las pruebas a él. De esta manera los expedientes se podrán probar con las plantillas y requisitos que de verdad verá el usuario final sin necesidad de mantener dos ambientes.