Expediente Azul se puede integrar a tu CRM relativamente sencillo si tu CRM tiene conector con Zapier.
Los pasos en general son:
- Detonar la generación de un nuevo expediente a partir de un evento como puede ser la creación de la oportunidad en tu CRM.
- En Zapier el trigger sería que se crea la oportunidad en tu CRM y el próximo paso la generación del expediente en Expediente Azul con el “Action Event” llamado “New Folder”.
- Almacenar en un campo del CRM el número del expediente generado para mantener la relación de la oportunidad en el CRM con el expediente en Expediente Azul
- Al haber generado el expediente, el paso te regresa el número de expediente generado por lo que en Zapier actualizarías la oportunidad en tu CRM y colocarías en algún campo de la oportunidad el número del expediente creado.
- Detectar que el expediente se completó exitosamente o no para avanzar la oportunidad a una nueva etapa en tu CRM o marcarla como perdida.
- Generarías un nuevo Zap dónde el “Trigger” fuera un “Archived Folder” del conector de Expediente Azul. Puede filtrar si es que fue “Completed” es igual a “Successfully” para detectar que el expediente se completó exitosamente.
- Ahora necesitarías en el siguiente paso del Zap buscar la oportunidad en tu CRM referente a este expediente y entonces avanzarla a la siguiente etapa en tu CRM.
- En el caso que hayas elegido “Completed” como “Unsuccessfully” puedes entonces buscar la oportunidad en el CRM y marcarla como perdida, quizá te es más fácil generar un Zap nuevo para este caso en vez de tener “Paths” en el mismo Zap.
- Generar un expediente complementario en una etapa futura. En algunos procesos, primero se solicita documentación a un cliente para evaluar la oportunidad y ya que se aprueba la oportunidad entonces se le pide información adicional, en el medio financiero se llama un “expediente para contratación”.
- Generar un nuevo Zap dónde el trigger sea que la oportunidad en el CRM avanzó a la etapa que se requiere un expediente adicional de información. Será muy parecido al paso 1 dónde generarás un nuevo expediente pero en el campo “Parent Folder Id” elegirás el folio del expediente que se generó en el paso 1 para tener relacionados los expedientes dentro de Expediente Azul.
Datos para vincular el CRM con Expediente Azul
Primero hay que definir en qué momento se generará el expediente, por ejemplo al crear la oportunidad en el CRM o cuando la oportunidad en el CRM pase a alguna etapa así como los siguientes datos:
- Nombre del expediente: determinar por ejemplo si el expediente llevará el nombre del contacto en el CRM o de la oportunidad como tal por ejemplo
- Email del expediente: de dónde se obtendrá el email de la persona responsable por cargar los requisitos, en ocasiones puede ser el mismo email del cliente en el CRM pero en ocasiones puede ser otra persona la responsable por enviar los requisitos y habrá que determinar en cual campo del CRM se encontrará este dato
- Plantilla (checklist) del expediente: determinar cuál plantilla utilizar a partir de la información que se encuentra en el CRM o agregar un campo al CRM que contenga los checklists para que se elija desde el CRM la plantilla que Expediente Azul utilizará
- Responsable en Expediente Azul: a cuál usuario dentro de Expediente Azul se le asignará el expediente, ésta será la persona quién validará los documentos en Expediente Azul. Si no será siempre el mismo, habrá que determinar de dónde obtener este dato del CRM
Es importante que los datos anteriores se configuren como “requeridos” en el CRM para cuando se le avise a Expediente Azul que va a generar un expediente no suceda que falte por ejemplo la Plantilla y entonces el proceso fallará ya que Expediente Azul no sabrá cual plantilla asignarle al expediente.
Adicionalmente, en el CRM es altamente deseable habilitar un campo a donde poner el URL del expediente generado en Expediente Azul, para de esta manera saber que el expediente en efecto fue creado.